ข้อดีและข้อควรระวังของ HR Tech: เปลี่ยนงานทรัพยากรบุคคลสู่ดิจิทัลเต็มรูปแบบ

การเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลในงานทรัพยากรบุคคล

คุณเห็นด้วยหรือไม่ว่า งานทรัพยากรบุคคลกำลังจะกลายเป็นดิจิทัลเต็มรูปแบบ (HR Tech) ไม่เพียงแต่ในแง่ของการใช้งานเทคโนโลยีเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงในด้านต่างๆ ด้วย ไม่ว่าจะเป็นการใช้ Big Data เพื่อทำความเข้าใจพนักงาน เพิ่มทักษะดิจิทัลให้กับพนักงาน และพัฒนาโมเดลธุรกิจใหม่ๆ ในขณะที่มุมของพนักงานจากผลสำรวจของ PwC เชื่อว่าการวิเคราะห์ข้อมูลจะมีบทบาทสำคัญต่อการเลือกเส้นทางการเติบโตก้าวหน้าของพนักงาน

.

สถานการณ์ปัจจุบันของ HR Technology

ปัจจุบัน 80% ขององค์กรกำลังใช้ HR Technology อยู่อย่างน้อยหนึ่งอย่าง และ 60% ขององค์กรวางแผนเพิ่มการลงทุนใน HR Technology ในปี 2024 แล้ว HR Technology ส่งผลกระทบต่อพนักงานอย่างไรบ้าง และจะวัดความคุ้มค่าอย่างไร วันนี้เรามาดูแนวทางไปพร้อมกัน อย่างไรก็ดี หลายองค์กรยังคงมีความกังวลในเรื่องการใช้ HR Tech โดยเฉพาะเรื่องการลงทุน

การคำนวณความคุ้มค่าของ HR Tech นั้นสามารถทำได้โดยการวิเคราะห์ประโยชน์ที่ได้เปรียบเทียบกับต้นทุนที่ต้องใช้ในการลงทุนเทคโนโลยีทาง HR นั้น ๆ ดังนี้

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของการลงทุน HR Tech ให้ชัดเจน

ก่อนที่จะคำนวณความคุ้มค่าของ HR Tech ควรกำหนดวัตถุประสงค์ในการลงทุนอย่างชัดเจน เช่น

• ปรับปรุงประสิทธิภาพของการจัดการทรัพยากรบุคคล: เช่น ลดเวลาในการทำงาน ประหยัดต้นทุนในการจัดการพนักงาน เพิ่มการเข้าถึงและเรียกดูข้อมูลพนักงาน HR Technology เปิดโอกาสให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับงาน ผลการปฏิบัติงาน และการพัฒนาได้มากขึ้น เช่น ระบบการจัดการผลการปฏิบัติงาน สามารถช่วยให้พนักงานติดตามความคืบหน้าและระบุสิ่งที่ต้องพัฒนาได้ แพลตฟอร์มการเรียนรู้แบบออนไลน์ สามารถช่วยให้พนักงานเข้าถึงหลักสูตรการฝึกอบรม และเครื่องมือต่าง ๆ ขององค์กรที่จัดไว้ให้พัฒนาตนเองได้ตลอดเวลา
• เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน เช่น การให้บริการที่เร็วขึ้น การสร้างโอกาสในการพัฒนาความก้าวหน้าในงาน การเสริมสร้างทัศนคติที่ดีกับองค์กร HR Technology สามารถช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมมากขึ้น โดยการให้เครื่องมือและทรัพยากรที่จำเป็น ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มการเรียนรู้แบบออนไลน์ สามารถช่วยให้พนักงานพัฒนาทักษะ พร้อมกับมีข้อเสนอแนะที่ช่วยให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วม และได้รับการสนับสนุนจากหัวหน้างานและองค์กรมากขึ้น
• ลดความเสี่ยงทางกฎหมาย เช่น กฎหมายเกี่ยวกับการจ้างงาน
• การสื่อสารที่ดีขึ้น: HR Tech สามารถช่วยปรับปรุงการสื่อสารระหว่างพนักงาน และฝ่ายบุคคล งเช่น Employee Portal สามารถให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับนโยบาย ผลประโยชน์ และข้อมูลติดต่อฝ่ายบุคคล และสามารถสื่อสารแบบเรียลไทม์เมื่อมีคำถาม และได้รับคำตอบอย่างรวดเร็วตลอด 24 ชั่วโมง

.

2. ประเมินผลประโยชน์ของ HR Tech

หลังจากกำหนดวัตถุประสงค์แล้ว ต้องทำการวัดผลประโยชน์ที่ได้รับจาก HR Technology เพื่อใช้ในการคำนวณความคุ้มค่า ตัวอย่างของผลประโยชน์ที่สามารถวัดได้มีหลายประการ เช่น

• ลดต้นทุน การประหยัดค่าใช้จ่ายในกระบวนการ HR เช่น ลดเวลาในการทำงาน ลดการใช้กระดาษ หรือการบริการพนักงาน
• เพิ่มประสิทธิภาพ ปรับปรุงกระบวนการที่ซับซ้อนในงาน HR ที่ทำให้มีผลผลิตที่ดีขึ้น เช่น การจัดการเวลาการทำงาน การวางแผนการพัฒนาบุคลากร HR Technology ที่ดีจะสามารถช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการทำให้กระบวนการทำงานได้อย่างอัตโนมัติ และให้ข้อมูลเชิงลึกแก่พนักงาน เช่น ระบบติดตามผู้สมัคร (ATS) สามารถช่วยให้ฝ่ายบุคคลคัดกรองผู้สมัครงานได้เร็วขึ้น และระบบการจัดการผลการปฏิบัติงาน (PMS) สามารถช่วยให้พนักงานติดตามความคืบหน้า และระบุสิ่งที่ต้องพัฒนาได้อย่างแม่นยำและเป็นระบบมากขึ้น
• เพิ่มรายได้ ทำให้การจัดการพนักงานสะดวกและเชื่อมโยงกับกลยุทธ์ขององค์กรและธุรกิจที่จะทำให้เพิ่มรายได้ให้กับองค์กร

.

3. คำนวณต้นทุนของ HR Tech

ต้นทุนในการลงทุน HR Technology เบื้องต้น ได้แก่

• ค่าซื้อและติดตั้ง ไม่ว่าจะเป็นค่าซอฟต์แวร์ ค่าบริการระบบ ค่ากำลังคนในการติดตั้ง
• ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา เช่น ค่าบำรุงรักษา ค่าอัปเดตระบบและข้อมูล ค่าซื้อข้อมูล ค่าจัดการและวิเคราะห์ข้อมูล
• ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม การฝึกอบรมทักษะพนักงานในการใช้งาน HR Technology

.

4. คำนวณ ROI (Return on Investment)

ROI หรือ Return on Investment เป็นตัวชี้วัดที่ใช้ในการวัดประโยชน์ที่ได้รับจากการลงทุน HR Technology โดยสามารถคำนวณได้ด้วยสูตรเบื้องต้น ดังนี้

ROI=(ผลประโยชน์ทั้งหมด−ต้นทุนทั้งหมดต้นทุนทั้งหมด)×100%

อย่างไรก็ดี หลายองค์กรยังคงมีความกังวลในด้านการใช้ HR Technology อาทิ

• ความกังวลด้านความเป็นส่วนตัว พนักงานอาจกังวลเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เมื่อใช้ HR Technology สิ่งสำคัญคือต้องเลือกเทคโนโลยีที่สอดคล้องกับกฎหมายและนโยบายความเป็นส่วนตัว และให้ความมั่นใจแก่พนักงาน
• ขาดการติดต่อสื่อสารกับคน HR Technology บางประเภท เช่น แชทบอท อาจทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนไม่ได้ติดต่อกับมนุษย์ สิ่งสำคัญคือต้องใช้เทคโนโลยี HR Technology ควบคู่ไปกับการมีปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวกับพนักงาน
• การถูกหุ่นยนต์แย่งงาน ในบางกรณี HR Technology อาจนำไปสู่การสูญเสียงาน เนื่องจากงานบางอย่างอาจถูกทำให้เป็นอัตโนมัติ สิ่งสำคัญคือต้องฝึกอบรมพนักงานใหม่ และช่วยให้อัปสกิล หรือแม้แต่จับคู่กับงานอื่น ๆ ที่เหมาะสมแทน

โดยรวมแล้ว HR Technology มีข้อดีต่อพนักงาน ทำให้ทุกฝ่ายทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีส่วนร่วมมากขึ้น และเข้าถึงข้อมูลได้มากขึ้น อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงความเสี่ยงและความกังวลที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลง และดำเนินการเพื่อลดผลกระทบเหล่านี้ เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดสำหรับทุกฝ่ายเพื่อมุ่งสู่โลกการทำงานแห่งอนาคตไปพร้อมกัน

ขอบคุณข้อมูลจาก : Khon At Work