ในโลกที่ใครต่างก็ยุ่งกันตลอดเวลา Rory Vaden ผู้ที่เป็น Management Consultant ในบริษัทชื่อดังจะมาเล่าถึง “เทคนิคบริหารเวลา” ที่ต่างไปจากเดิมที่เราเคยรู้จัก
Rory Vaden ผู้เขียนหนังสือเล่มนี้เป็นคนที่ภาคภูมิใจกับการบอกคนอื่นว่าฉันยุ่งเหลือเกิน จนกระทั่งมีโอกาสได้คุยกับคนที่ทำงานเก่งจริง (ในหนังสือเล่มนี้เรียกพวกเขาว่า Multipliers) และเขาได้ถอดรหัสความสำเร็จของคนที่บริหารเวลาได้เก่งออกมา เป็น 5 ข้อ ดังนี้
- Ignore
- Invest
- Imperfect
- Incomplete
- Protect
[1] Ignore
👉หยุดบ่นว่าตัวเอง ‘ยุ่ง’
Roy มีโอกาสได้คุยกับ Multipliers คนหนึ่งที่บริหารเวลาเก่งมาก แต่แม้ตารางจะแน่นแค่ไหนเธอก็จะไม่บ่นว่าตัวเองยุ่ง ซึ่งเป็นเรื่องที่น่าสนใจมาก เหตุผลก็คือเธอมองว่า การบ่นไม่ได้ทำให้งานของเธอลดลง และมีแต่จะทำให้เครียดกว่าเดิม เธอเอาเวลาที่จะบ่นมาใช้ทำงานจะดีกว่าเอาพลังงานไปใช้กับด้านอารมณ์
👉คนที่เก่ง ‘ตัดออก’ คนที่ไม่เก่ง ‘เติมเข้า’
คนที่เก่งจะพยายามตัดให้ตารางของตัวเองว่าง แต่คนไม่เก่งจะพยายามเติมตารางตัวเองให้เต็ม ทำไมถึงเป็นแบบนั้น เพราะว่า Multipliers จะไม่สนใจการกระทำ แต่มองไปที่ “ผลลัพธ์” แต่คนทั่วไปอยากจะแสดงให้คนอื่นเห็นแค่ว่า ‘ฉันยุ่ง ฉันงานเยอะ’
ลองหมั่นถามคำถามนี้กับตัวเองดูว่า “เราจะลงมือทำให้น้อยที่สุดเพื่อให้ได้ผลมากที่สุดได้ยังไง”
ตัวอย่างของสิ่งที่ตัดออกได้เลยทันทีจากชีวิต แล้วทำให้มีเวลาไปทำอย่างอื่นมากขึ้น
- ตัดการดู TV, Social Media ที่มากเกินออกไป
- ตัดการประชุมที่ไม่จำเป็นออกไป (มีผลสำรวจพบว่าคนทำงานเกือบครึ่ง ประชุมโดยไม่รู้ว่าตัวเองได้ประโยชน์จากการประชุมนี้ไปทำไม)
[2] Invest
👉Multiplies ลงทุนเพื่อสร้าง “เวลา” ให้กับตัวเอง
ลองมอง ‘เวลา’ ให้เป็นเหมือนการลงทุนดูสิ ถ้ามีคนคนหนึ่งซื้อกาแฟราคา 100 บาท ในวันนี้ เทียบกับนักลงทุนที่มองว่า เอาเงิน 100 ไปลงทุนเพื่อให้ได้ผลตอบแทน 8% ต่อปี ผ่านไป 5 ปี เขาจะได้ผลตอบแทนจากการลงทุนคืนมามากกว่า 30 บาท ที่คนเหล่านั้นไม่ยอมซื้อกาแฟ ในวันนี้เพราะว่าพวกเขาเข้าใจประโยชน์ของดอกเบี้ยทบต้นในระยะยาวนั่นเอง
เรื่องนี้เปรียบเทียบกับการบริหารเวลาได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น การส่งอีเมลซ้ำๆ ทุกวัน เหมือนกับเรายอมจ่ายเงินเล็กๆ น้อยๆ ทุกวันในมูลค่าเท่าเดิม ซึ่งถ้าหากเทียบกันกับอีกคนที่ยอมลงทุนทำระบบ Automate ส่งอีเมลแล้ว ในระยะยาวคนที่ทำระบบจะประหยัดเวลาไปได้มากกว่ากันแบบมหาศาล
[3] Imperfect
👉กล้าแจกงานให้คนอื่น
👉กล้าที่จะไม่จำเป็นต้องลงมือทำด้วยตัวเอง
- การแจกจ่ายงานให้คนอื่น มีคำแนะนำคือให้ใช้ 30x rule (งานที่เราใช้เวลา 1 นาทีในการทำ จะต้องใช้เวลา 30 เท่าในการสอนอีกคนทำงานเดียวกัน) เช่น หากต้องการสอนคนอื่นให้ทำงานแทนเราที่ปกติใช้เวลาประมาณ 5 นาทีในทุกวัน เราจะต้องใช้เวลา 150 นาทีในการสอน
- หลายคนอาจบ่นว่า ‘ ฉันทำเองไว้กว่าตั้งเยอะ ไม่เห็นต้องสอนเลย!’ แต่มันจริงรึเปล่า? มาลองคำนวณกัน
ถ้าผ่านไป 1 ปี มีวันทำงาน 250 วัน จะกลายเป็น 5 x 250 = 1,250 นาที ที่ประหยัดได้ เทียบกับสอนไป150 นาที นี่มันกำไรเห็นๆ ตั้ง 1,100 นาที ถ้ามองในระยะยาวจะเห็นเลยใช่ไหมล่ะว่า สอนงานประหยัดเวลากว่าเห็นๆ
[4] Incomplete
👉ผัดวันประกันพรุ่งเสียบ้าง ไม่ต้องรีบทำให้เสร็จเสมอไป
ในมุมนี้ไม่ได้หมายถึงไม่ทำงาน แต่ความหมายคือ ‘ทุกสิ่งมีเวลาและจังหวะที่เหมาะสม’ จะดีกว่าถ้ารู้จักหาจังหวะและรอเวลา ไม่ต้องตะบี้ตะบันทำไปก่อน ยกตัวอย่าง เช่น รีบโปรโมตสินค้าไปก่อน ทั้งที่ยังทำสินค้าไม่เสร็จดี อาจส่งผลเสียกับแบรนด์มากกว่า เพราะลูกค้าจะไม่ได้สินค้าที่ดีพอ
[5] Protect
👉ปกป้องสิ่งที่สำคัญจริงๆ
Multipliers จะเป็นคนที่ให้ความสำคัญกับ Priority เป็นอย่างมากว่านี่คือ ‘เรื่องสำคัญ’ ไม่ให้เวลาสิ่งอื่นมาเบียดเบียนได้เลย ไม่ใช่แค่การ Block เวลาเอาไว้ แต่สิ่งสำคัญกว่าคือ โฟกัสกับเรื่องนั้น
ถ้าหากว่าคุณมีเรื่องที่สำคัญต้องทำให้จดจ่อกับเรื่องนั้นอย่างเต็มที่ แลไม่มีเรื่องสำคัญอื่นๆ มาปะปน (ตัวอย่างเช่น แม้ว่าครอบครัวก็เป็นเรื่องสำคัญ แต่เวลาทำงานไม่ควรนึกถึงครอบครัว และเวลาครอบครัวก็ไม่ควรคิดเรื่องงานให้ปนกัน)
และนี่ทั้งหมดนี้เป็นข้อสรุปง่ายๆ สำหรับคนที่อยากลอง “เทคนิคบริหารเวลา” แบบใหม่ “ทำน้อยกว่าเดิม แต่ได้ผลมากกว่าเดิม”
อ้างอิง
Procrastinate on purpose โดย Rory Vaden
