ความสำเร็จของการใช้ HR Technology นั้น วัดได้อย่างไรบ้าง ?

การวัดความสำเร็จของการใช้ HR Technology เพื่อเสริมประสิทธิภาพองค์กร

ทุกองค์กรที่เริ่มใช้ HR Technology เพื่อการบริหารคนให้มีประสิทธิภาพ ควรตั้งวัตถุประสงค์และเป้าหมายการใช้ให้ชัดเจนเพื่อประเมินผลลัพธ์ได้อย่างแม่นยำ มาดูกันว่าองค์ประกอบใดบ้างที่ทำให้การใช้ HR Tech ประสบความสำเร็จ

คุณสมบัติของ HR Technology ที่ดี

1. ช่วยงาน HR จริง ไม่ใช่เพิ่มภาระ – ระบบควรทำให้กระบวนการ HR ง่ายขึ้น เช่น ลดขั้นตอนการจัดการเอกสาร ทำให้ทีม HR เข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็ว และทำงานร่วมกันได้อย่างเป็นระบบ
2. เชื่อมโยงข้อมูลในที่เดียว – จัดเรียงและเก็บข้อมูลในระบบเดียวช่วยลดข้อผิดพลาดในข้อมูล อีกทั้งยังทำให้การติดตามข้อมูลย้อนหลังมีประสิทธิภาพขึ้น
3. การรวบรวมและแสดงผลฟีดแบคแบบเรียลไทม์ – ระบบที่รวบรวมข้อคิดเห็นจากพนักงานและแสดงเป็น dashboard ทำให้ทีม HR เข้าถึงข้อมูลเชิงลึกได้ทันที
4. ให้แนวทางพัฒนาองค์กรเชิงกลยุทธ์ – ระบบควรแสดงข้อมูลเปรียบเทียบองค์กรที่มี performance สูง พร้อมแนะแนวทางในการพัฒนาองค์กร
5. การพยากรณ์เชิงคาดการณ์ – คาดการณ์ทรัพยากรหรือกระบวนการที่จำเป็นล่วงหน้า ทำให้องค์กรวางแผนได้อย่างแม่นยำ

3 ระดับการใช้งาน HR Technology ในองค์กร

การนำ HR Tech มาใช้งานในองค์กรสามารถแบ่งได้เป็น 3 ขั้น:

• ขั้นที่ 1: การรายงานผลครอบคลุมทั้ง ecosystem ช่วยให้เข้าใจข้อมูลในอดีตที่เกิดขึ้น
• ขั้นที่ 2: การประเมินสถานการณ์ปัจจุบัน (Business Intelligence) เพื่อวิเคราะห์ผลลัพธ์และการทำงานที่เกิดขึ้น
• ขั้นที่ 3: การพยากรณ์อนาคต (Predictive Analytics) ให้ผู้บริหารเห็นภาพแนวโน้มอนาคตของการทำงาน

แนวทางวัดความสำเร็จในการใช้ HR Tech

1. Digital Adoption Rate อัตราการใช้ระบบ ดาวน์โหลดติดตั้ง หรือ สมัครสมาชิก คงไม่มีองค์กรใดอยากซื้อระบบมาเพื่อให้ HR ใช้เพียงหน่วยงานเดียว ซื้อมาแต่ไม่มีคนเข้าใช้งาน หรือไม่มีใครรับรู้ถึงความสามารถอันสุดยอดของมัน ดังนั้นเทคโนโลยีที่ดี ควรเป็นสิ่งที่ทุกคนเข้าถึงได้ ไม่ว่าจะในบทบาทของผูัให้ข้อมูล (Data Provider) ผู้ใช้งาน (User) หรือผู้อนุมัติ (Approver) และนี่คือส่วนที่สำคัญที่สุดในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล (Digital Transformation) ที่จะสร้างผลลัพธ์ที่กว้างขึ้น
   
2. Ease of Use ความง่ายในการใช้งาน ซึ่งเป็นเหตุให้เกิดตัวชี้วัดในข้อแรก ความง่ายในที่นี้รวมถึงประสบการณ์โดยรวมที่ผู้ใช้งานได้รับ การลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน หรือความรวดเร็วของระบบ ความผิดพลาดของเทคโนโลยีในองค์กรส่วนใหญ่มักเกิดจากความต้องการใช้ระบบแบบครอบจักรวาลตั้งแต่วันแรก ซึ่งผลที่ตามมาก็คือ มันใช้ยากมาก ตัวอย่างที่ดีอย่างหนึ่งที่อยากให้ลองนึกถึง คือ Line, Facebook, Instragram ในวันแรกที่โลกเริ่มรู้จักเทคโนโลยีพวกนี้ มันมีเพียงไม่กี่ฟังก์ชันเท่านั้น ไม่ได้มีปุ่มกดมากมายเหมือนทุกวันนี้ แต่ขอให้คนได้ลองใช้งานง่าย ๆ ก่อน จากนั้นค่อย ๆ เพิ่มฟีเจอร์เข้าไปให้ตอบโจทย์การใช้งานที่หลากหลาย
   
3. Rate of Use ความถี่ในการใช้งาน รวมถึงระยะเวลาที่ใช้เทคโนโลยีนั้น ๆ ในแต่ละครั้ง ซึ่งอาจตีความได้ทั้งเชิงบวกและลบ ดังนั้นการเจาะลึกข้อมูลไม่ว่าจะเป็นประสิทธิภาพของระบบ การกรอกข้อมูลจนครบถ้วนสมบูรณ์ หรือแม้กระทั่งคำร้องขอความช่วยเหลือไปยัง technical support team ก็เป็นเรื่องสำคัญ

การวัดผลทั้ง 3 อย่างที่กล่าวไปด้านบน อ่านผ่าน ๆ ก็อาจจะดูเหมือนเป็นเรื่องธรรมดาพื้นฐาน แต่ถ้าสังเกตให้ดี องค์กรส่วนใหญ่ที่ล้มเหลวในการนำเครื่องมือ HR Tech หรือแม้กระทั่ง Technology ด้านอื่น ๆ มาใช้ ก็มักจะตกม้าตายใน 3 เรื่องนี้ ทำให้ไปไม่ถึงวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่แท้จริงที่ตั้งใจจะส่งมอบผลลัพธ์ให้กับองค์กร ดังนั้นต้องอย่าลืมทำแผนสำหรับการบริหารการเปลี่ยนแปลงไปพร้อม ๆ กับการซื้อหรือพัฒนาเทคโนโลยีในองค์กร

สิ่งที่สำคัญที่สุดไม่แพ้การเลือก HR Tech ที่เหมาะสมกับองค์กร ก็คือ การสื่อสารและส่งต่อข้อมูลที่ได้จากระบบไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องในเวลาที่เหมาะสมหรือแบบเรียลไทม์ เพื่อนำไปวิเคราะห์และเป็นแนวทางในการทำงาน โดยอาศัยข้อมูลเชิงลึกที่แม่นยำและทันสถานการณ์ในการปรับกลยุทธ์ สร้าง Best Practices และส่งมอบ Insights ที่สำคัญให้กับผู้ที่ต้องตัดสินใจในงานชิ้นสำคัญขององค์กร เพื่อสร้างผลกระทบเชิงบวกให้กับองค์กร

ความสำคัญของการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management)

องค์กรที่ลงทุนใน HR Tech ต้องวางแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลงควบคู่กับการซื้อระบบ HR Tech เพื่อนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดในเวลาที่เหมาะสม เช่น การปรับกลยุทธ์หรือการสื่อสารข้อมูลเชิงลึกให้ทีมบริหาร สิ่งนี้จะช่วยให้ HR Tech กลายเป็นเครื่องมือที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรได้อย่างแท้จริง

ขอบคุณข้อมูลจาก : Khon At Work